みなさま，こんにちは！
今日もエクセルについての話題です。
先日，あるデータまとめのエクセルシートを作り替えました。
各市町村から集めたデータをグラフなどの統計資料に変換し，１ペーパーを作るという内容のものです。
もともとのエクセルはご年配の会計年度任用職員さんが作成していたので，データの順位付けなどが，ほとんど手作業で行われておりました。
この資料自体，手持ち資料に過ぎないのですが，作成に毎年膨大な時間がかかっていたようです。
一応データベースとなるシートは，市町村ごとのデータ内訳表も兼ねており，地域ごとの小計が随所に挟みこまれています。
また，最終的にはエクセルシートで出力するものの，市町村からのデータはワード作成した様式をFAX送付で収集していたため，作業はデータをエクセルに手打ちするところから始まります。
ここまで読んでいただいて，調査もののかなりひどい事例だとお分かりいただけたかと思います。こういった事例は，どこでもあるのではないでしょうか。
今回のような，エクセルで何か表などをまとめる際に，もっとも気をつけなければならないことは，「データベースとするシートと，出力するシートは絶対に分ける」ということです。
とにかく，データはデータでまとめておけば，あとは何とでも加工して出力することができます。
ここで，データは「１セルには１つの情報しかいれないこと」といった，データベースの基本的なルールを守ることが重要です。
これは，「vlookup関数の使い方」といった実際の技術とは違う，エクセルでの資料作成の大前提中の大前提です。
実際に，私も今回の作業を，市町村のデータに関するシートから，地域ごとの小計などを全て削除して，純粋なデータベースにするところから始めました。
資料は印刷されてしまうと，一体どんな方法で作成されたのか，ということは，回議時には分からなくなってしまいます。
エクセルを習得すると業務効率化につながるという話をしていますが，こうした場合，本来エクセルで何ができるかが分からないと，非効率な集計方法にまったく疑問を持つことすらできないという問題があります。
雑談ですが，完成して出力された紙での回議ではなく，エクセルデータそのものを回議してもらえば，それをみることで，作成者のエクセルの習熟度が分かるので，改善の指摘もできてよいのに思います。
また，こうした基本的なことは知らなければ本当に知らないままかと思うので，職場のエクセル研修などでも，関数の使い方などよりも，こうしたデータベース的な思考法の基本を教えて欲しいと思います。自分も何かの本で読んだのか，勝手に気づいたのか，はっきり覚えていませんが。
それでは，スーパー公務員によろしく！
