みなさん，こんにちは！
このごろ働き方改革系の話題ばかり書いていますが，今回は文書についてです。
うちの庁内でも，働き方改革とデジタル化の流れで文書のシステムが電子化されました。
若い方は快適に使っている印象ですが，やはり紙になれた年配の職員には「面倒だ」と大変評判が悪いです。
そうした年配の職員の決まり文句は，「紙の方がよかった」というもの。
この主張は正直なところ，ナンセンスかなと思います。
必ずしもデジタルが紙よりも素晴らしいから導入されるのではありません。
コストを減らす必要があるから導入されている，ということです。。
「紙の方がいい」のは当たり前だからです。
紙の方がぱっと見て分かるし，印刷してただ綴っておけば保存できるしで，庁内での回議，ただ保存しておくという意味では面倒な電子での手続きよりも断然すぐれています。
では，なぜそんな便利な紙というものがありながら，デジタル化を進めなければならないかというと，コスト減のためです。
紙というのは，優れていますが，その作成，保存等において，コストが高いです。
また，回議をするという意味では回覧板のような形で非常に便利ですが，保存して，あとで全く関係ない人が検索するということを考えると，検索時のコストは文字検索が可能なデジタルの圧勝です。
紙そのものの値段ということではなく，そうした後から探すときの手間なども含めた全体的なコストとして，デジタルの方がコストが低いということです。
コロナで在宅勤務が広がり，また，文書もどんどんデジタル化する中で，対面コミュニケーションであったり，リアルな文書というのは本当にコストのかかる贅沢なものだと改めて気づかされます。
上司への報告もチャットで済むものをわざわざ話を聞いてくれるというのは，実は貴重な時間であり，同様に紙を使うというのも実は贅沢な方法だったということです。
紙の簿冊を保存する場所があって，それを探す時間あって人もいた時代は終わってしまいました。
特に「紙の方がいい」などとおっしゃる年配の管理職の方などは，古き良き時代にとらわれて，その現実が分かっていないのではないかと思います。
文書のシステムなどが，「紙が劣っていて時代遅れで，デジタルが全ての面で優れていて先進的」というような触れ込みで導入されているので，従来の紙になれた年配の方などは，「紙の方がいいところがたくさんある」と思ってしまうのがデジタル化の必要性の認識にずれが生じてしまう理由かと思います。
確かに今は皆操作になれていなので，逆に手間というコストが生じているように見えますが，ようは慣れかなと思います。
個人的には文書のシステム化には大満足です。
コピー機にいちいち行く必要がなくなって，離席する手間は大幅になくなりましたし，わざわざ紙の簿冊を探す手間もなくなってきています。
これが５年も続けばオフィスの邪魔な簿冊はほとんどなくなるのではないか，と期待しています。
それでは，スーパー公務員によろしく！
